АРХИВИРАНЕ НА ХАРТИЕН НОСИТЕЛ

Услугата архивиране на хартиен носител включва всички предвидени дейности, изискуеми за правилното му управление. Състои се от документи, собственост на клиента. Тези дейности винаги са съгласувани с действащите разпоредби и имат за цел постоянното оптимизиране на ефективността на работата и увеличаването на производството. Услугите ни включват:

• Възможност за получаване на материала от седалището на клиента.
• Поставяне на документите в кутиии съгласно метода, посочен от клиента.
• Въвеждане на съдържанието на кутиите в електронната система за архивиране, чрез употребата на баркодове.
• Поставяне на кутиите на рафтовете на склада.
• Търсене на документите по досие, по папка или по отделен документ и изпращането им било по факс, било на хартиен носител.
• Унищожаване на документите при изтичане срока за архивирането им.

Архивите се пазят в складови помещения на дружеството, снабдени с необходимото оборудване, изискуемо за правилното им и сигурно управление. За транспортирането и съхранението на документите се използват специални кутии срещу прах, проектирани по начин, подходящ за съхраняване на физическата цялост  на хартиения материал.

Текущи архиви, складиране и история
От момента, в който получаваме документите, разработваме подходящи системи за класифициране и описване, така че да архивираме правилно и функционално съответния материал. Управляваме всякакви видове архиви, предлагайки решения, съгласно различните нужди на клиента.

Текущ архив
Състои се от документи, които възникват при провеждане на текущите дейности на клиента. В тази категория планираме по подходящ начин конфигурациятана архива, така че да се осигурява ефективното и бързо проверяване на документите, както и една подходяща класификация за онова, което в бъдеще ще стане архив за складиране.

Архив за складиране
Състои се от документи, които вече не се използват за текущите нужди на клиента, но които все още имат юридическо или функционално значение. При функционалното физическо складиране на първоначалните документи и правилната употреба на архива, на този етап от цикъла му на живот, стигаме до създаването на статистически рапорт и унищожаване на материала при изтичането на задължителния период за складиране.

История на архива
Състои се от документи, които вече нямат юридическо значение или значение за управлението, но се съхраняват като основа за поддържане на историческата памет на документите.