ЕЛЕКТРОННО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ

Използвайки информационните технологии, даваме на клиента възможността да се възползва от преимуществата, които предлага прехвърлянето на документи, които се пазят и съхраняват на хартиен носител, в архиви за дигитална обработка, за лесен и пряк достъп. Повишаваме качеството на ежедневния поток работа, с пълно уважение към специалните дружествени характеристики на клиента и винаги на принципа за постигане на основнатани цел: създаването на условия, които осигуряват ограничаването на стойността на управлението (по-добро функциониране, точно и пряко осведомяване, заетост на работен потенциал в производствени дейности и др.).

Основните етапи на конкретната процедура са:

Уеднаквяване на протоколите:
Този етап включва дейностите по физическата подготовка на документите, предварително и преди въвеждането им в устройството scanner. Тези отделни дейности са следните:
• Групиране - категоризиране на документите, съгласно инструкциите на клиента.
• Премахване на метални предмети (кламери, телчета и др.)
• Изглаждането на евентуални гънки по документите, така че да са готови за сканиране.
• Поставяне на документите в сканиращото устройство, съгласно групирането, извършено в началото на първия етап.

Сканиране на протоколи
Документите стават дигитални, чрез употребата на професионални скенери и съгласно критериите за търсене, определени в сътрудничество с клиента. Извършват се следните проверки на качеството на изображението, които произтичат от сканирането и по-конкретно:
• Потвърждение на сканираните документи
• Изчистване на картината на архивите
• Отстраняване на белите листа
• Обръщане на изображенията по посока на писането
• Повторно сканиране, в случай че не са се сканирали със задоволително качество.

Архивите, които ще се създадат, могат да се предадат във формат tif, pdf или jpg, следвайки предложеното от клиента.

Определяне на филтър за търсене
Чрез разпознаване на баркод, който се използва първоначално при първото групиране на документите, в последствие сме в позиция да извършим въвеждането на ключови думи за търсене и намиране, които вече съществуват в базата данни на съответния софтуер.

Разрешение за изображенията
Файлът с изображенията и кодовете, продукт на процедурата по дигитализиране, се предава на техниците на нашето дружество, с цел публикуване в портала ни или за производство на CD или DVD, съгласно договореното с клиента. И в двата случая (internet или dvd, cd) се извършва backup на нашите сървъри, за да избегнем евентуална загуба на обработените данни